Przed wyjazdem do jednego z krajów Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinu, Norwegii lub Szwajcarii, osoba ubezpieczona w Narodowym Funduszu Zdrowia powinna zaopatrzyć się w odpowiedni dokument - Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego lub formularz z serii E 100.
Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego lub formularz jest dowodem, że dana osoba jest uprawniona do świadczeń zdrowotnych w ramach systemu zabezpieczenia społecznego w swoim kraju, a w przypadku Karty, stanowi ona także dowód zgody ubezpieczyciela na pokrycie kosztów niezbędnego z przyczyn medycznych leczenia, w trakcie pobytu za granicą.
Jeśli wyjeżdżający nie uzyska przed wyjazdem odpowiednich dokumentów, nie pozbawia go to możliwości skorzystania z omawianych unormowań prawnych. Konieczne w takiej sytuacji będzie jednak nawiązanie odpowiedniej korespondencji między instytucją w kraju wyjazdu a instytucją w kraju macierzystym.
Brak odpowiedniego dokumentu może skutkować koniecznością pokrycia kosztów leczenia bezpośrednio z kieszeni pacjenta. Z wnioskiem o zwrot poniesionych wydatków można wystąpić bezpośrednio do instytucji ubezpieczenia zdrowotnego w państwie, w którym świadczenia były udzielone, o ile jest to możliwe ze względu na zaplanowany czas pobytu zainteresowanego w tym państwie. Powinien on jednak pamiętać o tym, że podstawą dokonania zwrotu przez instytucję zagraniczną będą nie tylko okazane przez niego dowody zapłaty za udzielone mu w tym państwie świadczenia zdrowotne, ale również ważny w okresie udzielania świadczeń odpowiedni formularz serii E lub Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego, wydana przez oddział wojewódzki NFZ właściwy ze względu na jego miejsce zamieszkania w Polsce.
W przypadku czasowych pobytów poza Polską, jeżeli uzyskanie zwrotu poniesionych kosztów nie było możliwe w trakcie pobytu w państwie, w którym świadczenia zostały udzielone, zainteresowany powinien zwrócić się o ich refundację do swojej instytucji właściwej, którą w stosunku do polskich ubezpieczonych jest właściwy oddział wojewódzki NFZ.